Vamos falar um pouco sobre como aumentar a produtividade? Afinal, aqui não falamos somente sobre locação de impressoras.
É um fato, por mais produtiva que sua empresa seja, tenho certeza que as coisas poderiam ser um pouco melhores.
Aumentar a produtividade não é um fator isolado, é um conjunto de atitudes que todos envolvidos na operação devem ter.
Se você acha que sua empresa está precisando ser mais eficiente, que deveria alcançar melhores resultados, continue lendo.
Então, vamos seguir alinhando alguns detalhes de como aumentar a produtividade no seu negócio de 8 maneiras eficazes.
Antes disso, vale deixar claro que não se trata de aumentar a velocidade, trabalhar mais, e sim, produzir mais, com mais eficiência.
Como Aumentar a Produtividade: Primeiros Passos
Antes de começarmos a nos tornar mais produtivos, precisamos entender que:
Se não é medido, não pode ser melhorado!
Assim, você precisa começar encarar os números do seu negócio de uma forma mais consciente.
Quando digo número, não quer dizer apenas saber quanto faturou, quanto lucrou, quanto investiu ou gastou.
Você precisa medir especialmente o nível de produtividade e isso pode ser feito de diversas formas.
Então, você pode definir notas e medir, por exemplo, o tempo de cada tarefa da sua cadeia produtiva.
E, as vezes, basta medir para identificar gargalos e poder otimizar o processo tornando-se mais produtivo.
Além disso, antes de identificar como aumentar a produtividade, você precisa identificar como as tarefas são executadas.
Você pode analisar cada colaborador e estabelecer média de tempo gasto e assim poder identificar pontos de melhoria.
Portanto, o segredo está sempre nas métricas, identificando os gargalos, os roubadores de tempo e como otimizar o processo.
Você também pode fazer um planejamento e depois analisar a relação do que foi planejado e o que foi realizado.
Algumas ferramentas digitais podem ajudar bastante também em todo processo sobre como aumentar a produtividade.
Sem mais delongas, aqui vão as nossas dicas:
1. Determine Metas SMART
Já ouviu falar sobre Metas SMART? Não saber isso pode estar prejudicando a sua empresa de ser mais produtiva.
Você já deve ter ouvido isso, mas, tudo deveria começar com uma meta, pois sem isso, não se saberia onde se quer chegar.
E já vimos isso da Alice, não é mesmo?
Sem metas não há foco, não tem como aumentar a produtividade, por isso elas deveriam ser SMART:
- S – Específicos (Specific)
- M – Mensuráveis (Measurable)
- A – Atingíveis (Attainable)
- R – Realistas (Realistic)
- T – Temporizáveis (Time-bound)
Um exemplo de Meta SMART, poderia ser:
Aumentar 15% nas vendas do produto X pela internet em 3 meses.
Além das metas SMART, outra metodologia que você pode usar para aumentar a produtividade é conhecida como OKR.
OKR (Objectives and Key Results, ou Objetivos e Resultados-Chave em português) é um modelo de gestão focada em resultados.
2. Invista em Treinamentos
Em todo tipo de negócio há espaço para crescimento, melhorias, ou pelo menos deveria ter.
Uma das formas sobre como aumentar a produtividade tem a ver com a capacitação da sua equipe.
Destinar uma verba para treinamentos internos ou externos, não se trata de gasto e sim um investimento.
Desse modo, para um colaborador se tornar mais produtivo, ele precisa estar cada vez melhor preparado para exercer sua função.
3. Melhore a Comunicação Interna
Isso é até difícil de acreditar, mas uma das coisas que mais minam a produtividade em uma empresa tem a ver com a comunicação.
Não tem como aumentar a produtividade sem quebrar todas as barreiras na comunicação interna, entre setores e colaboradores.
Além disso, relações com uma comunicação pobre entre líderes e liderados vai acarretar em perda de produtividade.
Portanto, para aumentar a produtividade você pode investir em canais de comunicação (murais, e-mails, sistemas, redes sociais corporativas, etc).
Desse modo, você começa a incentivar uma cultura de comunicação e diálogo mais eficiente no seu negócio.
4. Invista na Automatização
Quando os processos são automatizados, abrem menos espaço para falhas, erros e retrabalhos.
Assim, essa automatização pode ser feita de diversas formas de acordo com o tipo de negócio.
Em alguns casos serão necessários alguns softwares, em outros casos serão necessários alguns equipamentos.
Em se tratando da locação de impressoras, você pode considerar contratar o serviço de Outsourcing de Impressão.
Assim, você consegue automatizar parte do processo onde são feitas as impressões.
É importante dizer que, as vezes, você tem uma perda inicial de produtividade para implementar novos sistemas.
No entanto, a medida que o tempo passa, esses novos sistemas e equipamentos vão garantir mais eficiência e produtividade.
5. Defina um Plano de Ação
Por incrível que pareça, é muito comum, em determinados períodos, a equipe sentir que está à deriva.
Por isso é importante ter metas SMART e também adotar metodologias como o OKR que vimos acima.
E, depois de definidos os objetivos, você precisa ter um plano de ação e aqui entra uma outra metodologia chamada 5W2H:
Os 5W:
- What (o que será feito?)
- Why (por que será feito?)
- Where (onde será feito?)
- When (quando será feito?)
- Who (por quem será feito?)
Os 2H:
- How (como será feito?)
- How much (quanto vai custar?)
6. Motive seus Colaboradores
Há muitas formas de motivar seus colaboradores e não tem como aumentar a produtividade sem motivação.
Todos buscam reconhecimento e valorização por seus esforços, então, tente levar isso mais a sério na sua empresa.
Se não for promovendo no negócio, que seja através de feedbacks positivos e sinceros.
Desse modo, é certo que a produtividade estará sempre relacionada com o reconhecimento dos seus colaboradores.
7. Faça Gestão do Tempo
Já falamos sobre métricas acima, mas aqui vai um reforço especial para a gestão do tempo.
Isso quer dizer que você vai organizar e planejar as tarefas, bem como seus tempos de execução e prioridades.
Uma gestão de tempo eficiente vai permitir que se faça mais em menos tempo, menos erros e foco consciente.
8. Contrate Locação de Impressoras
Não tem como deixar de falar da locação de impressoras, se seu negócio precisa imprimir uma certa demanda.
Não só o aluguel mas também um serviço mais completo como o Outsourcing de Impressão, onde alguns processos poderão ser otimizados, automatizados e terceirizados.
Imagine não ter que se preocupar com manutenções, reposições, trocas de peças, sem falar em investimentos recorrentes em modernizações.
Bem, você viu que há várias formas de como aumentar a produtividade, agora é identificar como implementar no seu negócio.
Deixe um comentário falando o que achou desse conteúdo e o que mais você gostaria de ver por aqui no Blog.